Stehen Sie für Ihr persönliches Aufgabenportfolio auch regelmäßig vor der Aufgabe, Prioritäten zu setzen? Im Werkzeugkasten der methodischen Führung finden Sie dazu eine wenig aufwändige methodische Vorgehensweise, die sich einer einfachen Logik bedient. Dabei verwenden Sie mit „dringend“ und „wichtig“ sehr gebräuchliche Begriffe, die jedoch für den hier angedachten Zweck noch spezifiziert werden müssen. Die Methode dahinter ist die Eisenhower-Matrix, mit deren Hilfe Sie Ihre Aufgaben dann sortieren und steuern können. Aber der Reihe nach.
Was hat es zunächst mit den beiden Begriffen „wichtig“ und „dringend“ auf sich? „Dringend“ ist eine klassische Zeitdimension, und im unternehmerischen Alltag wird sie üblicherweise so verwendet; „wichtig“ ist dem gegenüber eine Priorisierungsdimension. Auf den ersten Blick passt dieses Begriffspaar also nicht wirklich zusammen. So erreicht Sie dann eine Aufgabe, die sowohl dringend, weil eilig, als auch wichtig ist, weil Sie vom oberen Management vergeben wurde. Werden Sie durch solche Aufträge und Vorgaben fremdgesteuert, fällt Ihnen die Sortierung und Fokussierung Ihrer Aufgaben vermutlich leicht, denn Sie sind damit von der eigenen Entscheidung zu Ihren Prioritäten weitgehend befreit.
Sobald Sie jedoch selber ganz oder zu weiten Teilen über Ihr Aufgabenportfolio und Ihre Prioritäten entscheiden, hilft Ihnen eine methodische Vorgehensweise. Um weiterhin wirksam mit den beiden Dimensionen "dringend" und "wichtig" zu steuern, können Sie eine veränderte Definition der beiden Begriffe nutzen:
Dringend = die Aufgabe ist zu erledigen, sonst droht ein Verlust oder Schaden („risk to lose something“)
Wichtig = wird diese Aufgabe erledigt, wird neuer / zusätzlicher Nutzen oder Wert generiert („chance to gain something“)
Dingende Aufgaben finden Sie also zum großen Teil im operativen Tagesgeschäft und in der „Arbeit im System“, wichtige Aufgaben kommen demgegenüber in der Hauptsache aus der „Arbeit am System“ und decken das taktische und strategische Management ab. Natürlich gibt es auch gleichzeitig dringende und wichtige Aufgaben, doch dazu später mehr.
Die Sortierung und Priorisierung Ihrer Themen auf Basis der Klassifizierung nach „dringend“ und „wichtig“ lehnt sich an die sogenannte Eisenhower-Matrix an. Sie wird ursprünglich dem amerikanischen Weltkriegsgeneral und späterem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika, Dwight D. Eisenhower zugeschrieben, obwohl nicht belegt ist, dass er genau diese Methodik je genutzt hat (mehr dazu unter anderem auf Wikipedia unter „Eisenhower-Matrix“). Auch nutzt die klassische Eisenhower-Matrix nicht die obige Interpretation der beiden Begriffe „dringend“ und „wichtig“, sondern deren klassische Bedeutung. Die Eisenhower-Matrix ist eine 2x2-Matrix, in der Sie auf einer Achse die Dringlichkeit und auf der anderen Achse die Wichtigkeit eines (oder vieler) Ihrer Themen eintragen. Nach Ihrer Beurteilung findet sich dann jedes Ihrer Themen in einem der vier Quadranten; jeder Quadrant wiederum bedeutet für Sie ein klares persönliches Handlungsmuster:
„Nicht dringend / nicht wichtig“ => Mülleimer, nicht weiter darum kümmern
„Dringend / wichtig“ => umgehend selber erledigen
„Dringend / nicht wichtig“ => delegieren und vom Team erledigen lassen
„Wichtig / nicht dringend“ => in den eigenen Arbeitsvorrat und später selber erledigen
Die Eisenhower-Matrix bietet Ihnen zwar keine vollständige Priorisierung all Ihrer Themen, aber Sie bereinigen damit in erheblichem Maße Ihr persönliches Aufgabenportfolio. Zudem zeigt Ihnen die Eisenhower-Matrix klar auf, um welchen Aufgabenpool Sie sich zuerst selber kümmern sollten. Sie benötigen natürlich die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren, sonst fehlt Ihnen ein wesentlicher Stellhebel für die konsequente Umsetzung der Eisenhower-Matrix. Da Sie als Führungskraft aber über diese Möglichkeit und dieses Privileg verfügen sollten, können Sie die Steuerungswirkung der Eisenhower-Matrix vollständig nutzen.
Schauen Sie auf Ihre Aufgaben als Führungskraft, sorgt die Perspektive der Eisenhower-Matrix und sorgen die genutzten Definitionen für „dringend“ und „wichtig“ noch für eine andere wesentliche Fokussierung. Je höher Sie in der Führungshierarchie stehen, desto mehr Ihrer Zeit müssen Sie für das taktische und strategische Management, also die Weiterentwicklung und Zukunftsgestaltung Ihres Unternehmens aufwenden. Operative Tätigkeiten und Tagesgeschäft dürfen nur noch einen kleinen Teil Ihrer Zeit beanspruchen. Ihre Rollenbeschreibung und die der anderen Führungskräfte in Ihrem Unternehmen sollte entsprechend auf die „wichtigen“ Themen mit taktischen und strategischen Aufgaben konzentriert sein. Ist dem so und setzen Sie eine solche Rollenbeschreibung konsequent um, werden Sie nach der Eisenhower-Matrix nur noch selten in die Verlegenheit kommen, Aufgaben delegieren zu müssen oder in den Papierkorb zu verschieben. Umgekehrt kann Ihnen die Eisenhower-Matrix dabei helfen, Zug um Zug eine passende Rollenbeschreibung für Ihre Führungsaufgabe zu entwickeln, wenn Sie aufmerksam jede Entscheidung reflektieren und für die Ergänzung oder Änderung Ihrer Rollenbeschreibung nutzen.
Die Kategorisierung Ihrer Aufgaben und Themen nach der hier vorgenommenen Definition von „dringend“ und „wichtig“ hilft Ihnen also, Ihr persönliches Aufgabenportfolio in erster Näherung zu sortieren und zu bereinigen; Sie verfügen damit über ein gutes operatives Werkzeug zur Selbststeuerung und Selbstpriorisierung. Weiterhin funktioniert die beschriebene Vorgehensweise als Katalysator bei der Entwicklung von wirksamen Rollenbildern für Führungskräfte. Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen besonders dann, wenn Sie im Rahmen von Transformations- und Veränderungsprozessen in rascher Folge eine große Zahl neuer Aufgaben erhalten und hier die Ihrer Rolle und Verantwortung entsprechenden wirklich „wichtigen“ Themen herausfiltern müssen. Sie schaffen aber in jedem Fall Sicherheit und Nachvollziehbarkeit für Ihre Entscheidungen.
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Quelle: Pexels / www.pexels.com Urheber: Pixabay Lizenz: CC0
Handskizze: privat
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