Transformation bedeutet, eine Vielzahl von Dingen anzugehen, die ganz oder in Teilen neu für Sie und Ihr Unternehmen sind. Programme, Projekte und einzelne Maßnahmen sind für diese Art von "Arbeit am System" Ihre Werkzeuge. Je nach Größe, Intensität und Geschwindigkeit Ihrer Veränderungsprozesse kommt dabei eine große Zahl verschiedenster Transformationsaktivitäten zusammen. Beschleicht Sie ob des Umfangs und der Vielschichtigkeit Ihres Portfolios an Transformationsaktivitäten manches Mal das Gefühl, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen und ein Stück weit die Kontrolle zu verlieren?
Diese vielleicht diffuse Gesamtherausforderung lässt sich jedoch gut in einzelne Handlungsstränge zerlegen. Um Ihren umfangreichen Veränderungsprozess wirksam zu steuern, können Sie für jeden der Handlungsstränge und jede einzelne Herausforderung eine gezielte Managementmaßnahme umsetzen. Schauen wir uns einige der größeren Herausforderungen und Handlungsstränge in Transformationsprozessen an – wo liegen deren Risiken und wie können Sie diesen wirksam begegnen.
Transparenz ist eine Grundvoraussetzung für die wirksame Steuerung eines umfangreichen Transformations-Portfolios. Gemeint ist damit die vollständige Übersicht über alle relevanten Projekte und Maßnahmen in einer Form, die Sie entscheidungs- und steuerungsfähig macht. Das beinhaltet unter anderem ausreichend genaue Informationen zu den Wertbeiträgen, dem aktuellen Status und den noch benötigten Ressourcen zu jedem Projekt. Ohne dieses vollständiges Lagebild können Sie keine wirklich gesamtheitlichen Entscheidungen treffen und werden sehr wahrscheinlich damit auch nicht das Gesamtoptimum für Ihr Unternehmen erreichen. Mit einem einfachen digitalen System zur Meldung und Aktualisierung der erforderlichen Daten aus Projekten mittels einer App in eine zentrale Datenbank und Cockpits für die jeweiligen Nutzergruppen können Sie diese Transparenz herstellen. Aber aufgepasst - das digitale System alleine löst diese Aufgabe noch nicht; die nachhaltige Nutzung eines solchen Systems bedarf einer intensiven Führung und der wirksamen Einführung und sicheren Nutzung von Standards und Prozessen.
Komplexität resultiert aus dem Umstand, dass Sie dem Wesen und der Zielsetzung nach sehr unterschiedliche Themenfelder mit eigenen, teils sich widersprechenden Zielsetzungen bei einer Transformation bedienen müssen. Anders gesagt, benötigen Sie die Möglichkeit, ein Prozessoptimierungsprojekt in der Buchhaltung mit einem Produktentwicklungsprojekt und dieses mit einem Nachhaltigkeitsprojekt vergleichbar zu machen. Zudem beschränken sich die Ergebnisse und Wertbeiträge von Projekten und Maßnahmen nicht alleine auf Geld und Zeit, sondern bedienen Kategorien wie Prozessfähigkeit, Kundenzufriedenheit oder Nachhaltigkeitskriterien, die Sie mit den klassischen Business-Case-KPIs nicht messen können. Um gute Entscheidungen in Ihrem Transformationsportfolio zu treffen, ist die Beherrschung der Komplexität essentiell. Sie können dazu einen Prozess für die iterative und stufenweise Planung von Wertbeiträgen in jedem einzelnen Projekt nutzen. Dazu benötigen Sie einen erweiterten Satz von definierten KPIs bzw. Wertbeiträgen, der sowohl in Zahlen beschreibbare bzw. berechenbare KPIs als auch rein deskriptive KPIs umfasst. Ihre Ziele für alle KPIs leiten Sie aus den Durchbruchszielen Ihrer Strategie ab. So bekommen Sie die Komplexität eines umfangreichen und breit gefächerten Transformationsportfolios in den Griff und verbessern Ihre Steuerungsfähigkeit.
Unsicherheit ist ein häufiger Begleiter von Transformationsprozessen. Aus der Perspektive von Führungskräften und Managern geht es dabei um die Unsicherheit bei Entscheidungen. Eine unklare Informationslage als auch persönliche Ängstlichkeit befördern diese Unsicherheit und bringen in der Folge Verzögerungen in Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse. Solche Verzögerungen erzeugen Wartezeiten, kosten Ressourcen und verspäten die Verfügbarkeit von Ergebnissen, vernichten also direkt Wert und Wirksamkeit. Gegen die Unsicherheit hilft zuallererst Transparenz und damit die Verfügbarkeit von ausreichend vielen und genauen Informationen, um eine Entscheidung zu treffen und auch nachzuvollziehen. Jedoch verbleibt auch dann noch die mentale Hürde bei Entscheidungen unter Unsicherheit als häufig größere Herausforderung. Schon die Unternehmenskultur und damit der Umgang mit Entscheidungen und ihren Folgen für den Einzelnen wirkt entweder als Beschleuniger oder als Bremse. Ein Regelwerk und gelebte Standards bei der Entscheidungsfindung geben ein weiteres Maß an Sicherheit für die Entscheider. Die gelebte Praxis bei Entscheidungen und das Vorbild, welches Führungskräfte und Manager hier gegenseitig geben, ist ein weiterer wesentlich Treiber, wobei dem Top-Management hierbei eine besonders wichtige Rolle zukommt. Das Coaching von Führungskräften beim Umgang mit Entscheidungen unter Unsicherheit bietet Ihnen einen weiteren Hebel.
Die Wahrhaftigkeit der verfügbaren Informationen ist ein weiterer wichtiger Parameter. Unklare oder falsche Informationen führen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit zu schlechten Entscheidungen. Ziehen Ihre Entscheider die Verlässlichkeit von Informationen in Zweifel, erhöht das zusätzlich die Unsicherheit bei Entscheidungen. Bei allen Informationen ist noch zwischen der Genauigkeit und der Wahrhaftigkeit zu unterscheiden. Auch augenscheinlich ungenaue Daten und Informationen können "wahr" sein und ihren Zweck erfüllen. So beruhen zum Beispiel in der frühen Phase eines Projektes die Informationen und Daten eher auf Schätzungen oder Annahmen und können daher noch nicht besonders genau sein. Die Herleitung der Informationen und die angenommene Ungenauigkeit kann aber sehr leicht beschrieben werden, was Sicherheit in die Verwendung der Daten bringt. In der Initiierungsphase eines Projektes dienen die Informationen beispielsweise primär dazu, Entscheidungen zu Prioritäten zwischen verschiedenen Handlungsoptionen zu treffen. Für diesen Zweck sind geschätzte Daten mit noch niedriger Genauigkeit gut geeignet. Verhindern müssen Sie hingegen, dass Informationen bewusst manipuliert werden, um Entscheidungen in eine individuell gewünschte Richtung zu lenken oder um unangenehme Sachverhalte, zum Beispiel Probleme in der Umsetzung von Projekten, zu verschleiern. Dies ist zuallererst eine Führungsaufgabe, der Sie über das Setzen und Durchsetzen klarer Standards und Erwartungen beim Umgang mit Informationen wirksam nachkommen.
Viele weitere Herausforderungen lassen sich so extrahieren und mit konkreten Maßnahmen und Werkzeugen angehen. Ein guter und wirksamer Einstieg ist hierzu eine Analyse Ihres Steuerungssystems mit Hilfe einer Checkliste und eines Reifegradmodells. Daraus erkennen Sie Ihre Engpässe und die Handlungsfelder, um die Sie sich zuerst kümmern sollten, um die Wirksamkeit Ihres Steuerungssystems zu erhöhen. So bekommen Sie methodisch und strukturiert die Herausforderungen bei der Steuerung umfangreicher Transformationsprogramme in den Griff.
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