Wie oft schaffen Sie es, Ihre Projekte rechtzeitig oder sogar vor der Zeit umzusetzen? Und wie ehrgeizig sind Ihre Zeitpläne in Ihren Projekten eigentlich? Termine und Projektlaufzeiten sind einer der großen und häufigen Schmerzpunkte in Unternehmen. Große öffentliche Fehlschläge wie der Bau des neuen Berliner Flughafens sekundieren diese Aussage beispielhaft und drastisch. Eine schnelle und pünktliche Umsetzung von Projekten und Transformationsaufgaben sorgt für eine hohe Wirksamkeit. Je früher Sie ein Projektergebnis nutzen können, desto mehr an Wert und Nutzen bringt Ihnen dieses Projekt in der Summe.
„Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ sagt der Volksmund. Reicht es also, diesen weisen Rat zu befolgen und damit alle Terminprobleme aus der Welt zu bringen? Nun, natürlich benötigt es die Motivation und den guten Willen der Projektbeteiligten, das Projekt termingerecht und mit Nachdruck umzusetzen. Trotzdem verursachen eher andere Faktoren wie Gewohnheiten, Arbeitsorganisation oder die Steuerung des gesamten Aufgabenportfolios Verzögerungen und Verspätungen in Projekten.
Bei genauem Hinsehen finden Sie rasch einige wiederkehrende Muster, die Verzögerungen in Projekten verursachen. Dem liegen sowohl individuelle als auch organisationsgetriebene Faktoren zugrunde. Immerhin können Sie die meisten dieser Ursachen und Verhaltensweisen gezielt und wirksam überkommen und damit Ihre Taktung und Termintreue deutlich verbessern.
Es beginnt mit der Frage, ob sich eine Organisation schlichtweg schon daran gewöhnt hat und nicht mehr daran stört, wenn Termine und Projektlaufzeiten überschritten werden. Gewohnheiten und Wahrnehmungen und daraus resultierend die Unternehmenskultur legt den Grundstein dafür, ob die Menschen in einem Unternehmen aktiv und mit Nachdruck gegen drohende Verzögerungen angehen oder sie einfach passieren lassen. Irgendwelche Störungen, Abweichungen und Verzögerungen gibt es in jedem Projekt. Der Umgang damit ist das entscheidende Kriterium. Eine Mentalität des „was muss geschehen, damit wir pünktlich liefern“ und des „whatever it takes“ ist das richtige Mindset und die wirksame Antwort.
Beim Blick auf die persönlichen Ebene und das individuelle Verhalten von Menschen wird schnell und gerne von Prokrastination oder Aufschieberitis gesprochen. Prokrastination ist ein medizinischer Begriff und beschreibt eine Verhaltensstörung, die Psychologie spricht von einer pathologischen Störung, den Beginn von Arbeiten an einem Thema lange, meist bis zu einem kritischen Punkt hinauszuzögern. Menschen, die dieses Verhaltensmuster zeigen, werden dabei unbeeinflusst von anderen äußeren Einflüssen immer spät oder zu spät mit der Erledigung von Aufgaben beginnen. Natürlich ist es möglich, dass in Ihren Projekten Menschen mit dieser pathologischen Störung arbeiten; alleine wird echte Prokrastination nur selten für Projektverzögerungen verantwortlich sein.
Eine Ausprägung der Aufschieberitis ist das sogenannte Studentensyndrom (nach Eliyahu M. Goldratt / "Critical Chain" / 1997). Hier beginnen Sie mit einem Thema, behandeln es aber ohne großen Nachdruck und müssen zum Ende des Bearbeitungszeitraums überproportional Arbeit und Ressource in das Thema stecken. „Wir arbeiten unter Druck am besten!“ werden Sie von den Ausführenden dann hören. Zeitreserven sind zwischendurch ungenutzt verstrichen. Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor?
Nun versuchen Projektverantwortliche und Unternehmen gerne, mittels Zeitpuffern in ihren Projekten die Wahrscheinlichkeit für termingerechte Projektumsetzungen zu erhöhen. Grundsätzlich eine gute Idee, je nach Ausgestaltung jedoch ein weiterer Auslöser für Projektverzögerungen. Zuerst einmal ist jeder Zeitpuffer in einem Projekt eine geplante Verzögerung. Erreichen Teams dank solcher Zeitpuffer die gesetzten Terminziele, ist das gut für das eigene Wohlbefinden; jedoch wird damit nicht das tatsächlich mögliche Terminoptimum realisiert. Zudem signalisieren Zeitpuffer der gesamten Organisation „da geht noch was“.
Zeitpuffer verleiten dazu, ausreichend freie Kapazitäten anzunehmen, sowohl für sich selber als auch seitens der Auftraggeber. Das befördert die Annahme, dass noch weitere und zusätzliche Aufgaben und Projekte in die Organisation gegeben werden können. Ein Teufelskreis beginnt. Parallelisierung von und Multitasking in Projekten und Aufgaben kosten Effizienz durch geistige Rüstzeiten, die zwangsläufig mit häufig wechselnden Aufgaben einhergehen. Der eigentliche Zweck von Zeitpuffern, nämlich das Kompensieren von unerwarteten Abweichungen oder Mehraufwand, wird damit konterkariert.
Paradoxerweise verleiten uns Zeitpuffer in Projekten gerne dazu, gemäß dem Studentensyndrom Aufgaben nach Ihrer aktuellen Dringlichkeit abzuarbeiten. Je größer der Zeitpuffer, desto eher schieben wir die Bearbeitung des Themas. Bei vielen parallelen Projekten und Aufgaben entsteht damit eine Kettenreaktion, die dazu führt, dass Aufgaben nicht zum frühestmöglichen, sondern zum spätmöglichsten Zeitpunkt erledigt werden. Arbeiten verschiedene Menschen oder Teams nacheinander und seriell in einem Projekt Aufgaben ab, addieren sich die individuellen Zeitpuffer und im schlechtesten Fall damit auch die Verzögerungen im Projekt. Alleine die Arbeitsorganisation bestimmt schon zu einem guten Teil darüber, wie schnell und pünktlich ein Projekt umgesetzt wird.
In der Projektmanagement-Methodik gibt es hierfür hilfreiche Antworten und Methoden wie zum Beispiel das CCPM / Critical Chain Project Management. Darin gibt es keine individuellen Zeitpuffer, sondern nur einen projektbezogenen Zeitpuffer. Verlässt das Projekt den vorgesehenen Zeitplan, wird umgehend agiert. Notwendige Maßnahmen, um das Projekt in seiner Gesamtschau terminlich wieder auf Kurs zu bringen, werden ergriffen. Das CCPM schaut dabei intensiv auf die Ressourcen und deren realistische Einschätzung und Steuerung. Ein CCPM-getriebenes Multiprojektmanagement reduziert deutlich das Risiko für eine Überlastung der Organisation durch zu viele parallele Projekte und den damit einhergehenden Terminrisiken.
Die Team- und Organisationsebene und darin die Steuerung und Auftragsvergabe von Projekten braucht also Ihre hohe Aufmerksamkeit. Die systematische Überlastung von Teams und Mitarbeitern durch eine ungesteuerte Vergabe vieler paralleler Aufgaben und Projekte untergräbt sehr zuverlässig die Effizienz und Effektivität Ihrer Projekte; Terminverzögerungen sind die wahrscheinliche Folge.
Noch einmal zurück zur individuellen Perspektive. Multitasking und die parallele Bearbeitung vieler verschiedener Aufgaben zu gleichen Zeit sorgt für eine häufige Unterbrechung unserer Aufmerksamkeit und Konzentration. Nach einer Studie von Prof. Gloria Mark (University of California / Irvine) benötigen wir Menschen nach einer Störung, die uns von der konzentrierten Bearbeitung eines Themas ablenkt, bis zu 23 Minuten, bis wir uns wieder an den Punkt hineingedacht haben, bei dem wir unterbrochen wurden (Quelle: The Wall Street Journal). Bei einer komplexeren Aufgabe oder einem Projekt dauert das entsprechend länger. Überbordendes Multitasking durch häufigen Themen- und Fokuswechsel kostet viel Zeit und trägt damit zu Terminverzögerungen bei. Je länger Sie konzentriert und ungestört ein in sich abgeschlossenes Aufgabenpaket bearbeiten können, desto effizienter werden Sie und desto geringer ist die Gefahr, Zeit im Projekt zu verlieren.
Wenn Sie Ihre Projekte beschleunigen und termintreuer umsetzen möchten, bedienen Sie einfach einige der zentralen Stellhebel für gutes Einzel- und Multiprojektmanagement. Bleiben Sie realistisch bei der Einschätzung Ihrer Ressourcen und bei der Belegung Ihrer Personalkapazitäten mit Projekten. Es ist ein Irrglaube, dass der Start und die parallele Bearbeitung möglichst vieler Projekte eine hohe Effizienz bringt – das Gegenteil ist der Fall. Planen Sie keine individuellen Zeitpuffer für jeden einzelnen Meilenstein Ihrer Projekte, sondern geben Sie nur einen gesamten und knappen Zeitpuffer für das Gesamtprojekt. Steuern Sie kurziterativ, wenn Sie dann eine Abweichung erkennen. Takten Sie im Gegenzug eine realistisch leistbare Arbeitslast an Ihre einzelnen Teams und Mitarbeiter ein, immer mit dem Ziel, dass jeder Projektbeteiligte möglichst ohne Störung und Unterbrechung ausreichend große Arbeitspakete abarbeiten kann. Und sorgen Sie durch Ihre Führung und Ihr Vorbild für eine Mentalität in Ihrem Team, drohende Terminverzögerungen aktiv zu managen und nicht einfach zu akzeptieren. Mit einem guten Steuerungssystem und dem passenden Mindset verfügen Sie über wirksame Effizienztreiber für hohe Termintreue in Ihren Projekten. Sie erreichen damit im Sinne des Exzellenz-Prinzips schrittweise eine hohe Wirksamkeit in Ihrem Transformations- und Projektmanagement und eine steigende Zufriedenheit und Performance in Ihren Teams.
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Quelle: Pexels / www.pexels.com Urheber: Oleksandr P Lizenz: CCO
Handskizze "Studentensyndrom": privat / Ursprungsgrafik von Lawrence P. Leach
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